۵ راه مفید برای بالا بردن بازدهی سر کار
آیا تا به حال احساس کردهاید که روزهای کاری شما به طرز معجزهآسا و به طرز نامناسبی طولانی میشوند؟ اگر شما هم از آن دسته افرادی هستید که کارهایتان را به خانه میبرید و هیچگاه نمیتوانید به موقع به اتمام برسانید، شاید زمان آن رسیده است که به راهکارهایی برای بهبود کارایی در محیط کار بیندیشید. در حقیقت، طولانی بودن روزهای کاری تنها ناشی از بار کاری نیست؛ بلکه عوامل بیرونی و حواسپرتیها نیز نقش بسزایی در این موضوع دارند.
در این مقاله، به بررسی شیوههایی میپردازیم که به شما کمک میکند بهرهوری خود را افزایش دهید و زمان کمتری را در محل کار بگذرانید. این نکات میتوانند برای تمامی کارمندان و مدیران سودمند باشند و بهعنوان ابزاری برای ایجاد تغییرات مثبت در سازمانها مطرح شوند. اگر به دنبال یک کارآمدی پایدار هستید، پیشنهاد میکنیم به این نکات توجه کنید و آنها را در فعالیتهای روزمره خود پیادهسازی نمایید.
مطالعه بیشتر: نمونه سوالات مصاحبه استخدامی
روش های افزایش بازدهی در محیط کار
افزایش بازدهی در محیط کار نیازمند استفاده از روشها و استراتژیهای مؤثر است. در ادامه به بررسی روش های افزایش بازدهی در محیط کار میپردازیم:
۱- کار را به کاردان بسپارید
زمانی که یک وظیفه یا پروژه جدید مطرح میشود، معمولاً مدیران به دنبال این هستند که کدام کارمند وقت خالی دارد تا این کار را به او واگذار کنند. اما این رویکرد نمیتواند بهترین شیوه تصمیمگیری باشد. در واقع، کلید موفقیت در واگذاری مسئولیتها، شناسایی فرد مناسب برای انجام آن کار است.
به جای تمرکز بر زمان خالی، باید به این سؤال پاسخ دهیم که چه کسی دارای مهارتها، دانش و ارتباطات لازم برای انجام این وظیفه است. این رویکرد نه تنها به استفاده بهینه از زمان و منابع کمک میکند، بلکه میتواند از ایجاد تنش و دلخوری در میان اعضای تیم جلوگیری کند. با شناسایی فرد مناسب، میتوانیم نتایج بهتری را کسب کرده و در نهایت، کارایی و رضایت تیم را افزایش دهیم.
۲- محدود کردن جلسات
اجازه دهید صریح بگوییم: بسیاری از جلسات کاری به هدف اصلی خود نمیرسند و اغلب وقت را هدر میدهند. بهویژه غیر از جلسات با مشتریان و موارد حیاتی، ۹ جلسه از هر ۱۰ جلسه ممکن است صرفاً به خاطر عادتهای سازمانی برگزار شوند و نه به دلیل ضرورت. این جلسات نه تنها نمیتوانند مشکلات را حل کنند، بلکه میتوانند تمرکز کارمندان را مختل کرده و جریان کار را دچار اختلال کنند. در عوض، بسیاری از مسائل میتوانند به سادگی از طریق ایمیل یا تماس تلفنی مورد بحث قرار گیرند
بنابراین، محدود کردن جلسات و تنها برگزاری آنها در موارد ضروری، میتواند به کارمندان اجازه دهد تا تمرکز بیشتری بر روی وظایف خود داشته باشند و بهرهوری کلی را در سازمان افزایش دهند. این تغییر ساده میتواند باعث شود که کارمندان احساس کنند زمان و انرژی بیشتری برای کارهای مهمتر در اختیار دارند و در نتیجه، به بهبود عملکرد کلی تیم کمک کند.
۳- نظام مند کردن فرایندها
تصور کنید که در یک دنیای جدید قرار گرفتهاید، جایی که ابزارها و روشهایی که همیشه به آنها تکیه کردهاید به طرز ناگهانی ناپدید شدهاند. در این دنیا، هر بار که میخواهید یک وظیفه را انجام دهید، به شما پیشنهاد داده میشود که یا از مسیر پیچیده و قدیمی حرکت کنید یا راهی ناشناخته را امتحان کنید که ممکن است کار شما را سادهتر کند.
در اغلب محیطهای کاری، این سناریو آشنا به نظر میرسد. بسیاری از مدیران و کارکنان از روشهای کهنه و زمانبر پیروی میکنند، تنها به این دلیل که آنها را سالها به کار گرفتهاند و نتیجهای که میخواهند، ولو به کندی، به دست میآید. اما این بدان معنا نیست که راههای کارآمدتری وجود ندارد. تصور کنید که به جای پیمودن این مسیر پیچیده و طولانی، به شما یک نقشهی بهروز داده میشود که مسیرهای میانبر و نقاط سریعتر را به شما نشان میدهد.
این نقشه جدید میتواند به سادگی کاهش دادن مراحل غیرضروری و کوتاه کردن فرآیندهای دستی باشد. یا شاید شما نیاز داشته باشید که کل سیستم خود را با یک برنامه جدید جایگزین کنید که اطلاعات شما را به سرعت و دقت بیشتر پردازش کند. مهم نیست که این راهکار چقدر ساده یا پیچیده باشد، نکته کلیدی این است که همیشه رویکردهای بهتری وجود دارند، حتی اگر آنها خارج از چارچوب فعلی شما به نظر برسند.
مانند یک جهانگرد در حال کاوش در مسیری جدید، کارکنان و مدیران نیز باید آمادهی بررسی و پذیرش راههای نو باشند. هر گام جدید میتواند یک تغییر کوچک باشد که در نهایت به تحولی بزرگ در بهرهوری و کارآمدی منجر میشود.
مطالعه بیشتر: نحوه معرفی خود در مصاحبه استخدامی
۴- مهیا کردن محیط کار آرام و بدون اختلال
تصور کنید در حال قدم زدن در یک جنگل آرام هستید، جایی که صدای زنگ تلفنها یا بحثهای بیپایان وجود ندارد. تنها صدای ملایم برگها و جریان آب رودخانه به گوش میرسد. حالا، این آرامش را با یک دفتر کار مدرن مقایسه کنید، جایی که هر لحظه صدای کلیکهای کیبورد، مکالمات تلفنی و حتی همهمهی ملایم همکاران اطراف، شما را از مسیر کار خارج میکند.بسیاری از دفاتر امروزی به “جنگل شلوغ” شباهت دارند، با این تفاوت که به جای طبیعت زیبا، شما در میان کامپیوترها، کاغذها و صداهای مزاحم گم شدهاید. حتی سادهترین کارها در چنین فضایی به نظر یک چالش بزرگ میآیند.
شاید فکر کنید که استفاده از هدفون، یا گذاشتن تابلوی “لطفاً مزاحم نشوید”، به مانند کشیدن یک پرده محافظ بین شما و این شلوغی است. اما در واقعیت، این پرده فقط نازک و موقتی است. افراد هنوز شما را میبینند و صدای محیط همچنان در جریان است.راهحل چیست؟ شاید لازم باشد محیط کاری خود را از نو بسازید، نه فقط با تغییر فیزیکی، بلکه با تغییر نحوهی فکر کردن به فضا.
تصور کنید که دفتر کار شما به یک فضای مراقبه تبدیل شده، جایی که سکوت حکمفرماست. میتوان مناطق مخصوصی برای تفکر عمیق و کار بدون مزاحمت طراحی کرد، “جزایری” از سکوت در میان دریای شلوغ کاری.
این “جزایر سکوت” نهتنها به شما امکان میدهد تا کارهای خود را با تمرکز بیشتری انجام دهید، بلکه به شما حس آرامش و مالکیت بر فضای کاریتان میبخشد. این تغییرات کوچک، میتواند به یک تحول بزرگ در عملکرد و رضایت شغلی تبدیل شود. جنگلهای آرام در میان دفاتر شلوغ، میتوانند خلاقیت شما را احیا کنند و انرژیتان را بازگردانند.
مطالعه بیشتر: تفاوت جذب و استخدام چیست؟
۵- مشخص کردن محل کار کارمندان
تصور کنید که در یک بازی شطرنج قرار دارید، جایی که هر حرکت شما باید با دقت و تمرکز انجام شود. اگر هر لحظه حواس شما پرت شود یا زمان خود را صرف جابجا شدن بین تختههای مختلف کنید، احتمال پیروزی کاهش مییابد. دنیای امروز کسبوکار، مانند همان بازی شطرنج است. دیگر تنها حضور در محل کافی نیست؛ اهمیت در کیفیت هر حرکت است.در گذشته، بسیاری از شرکتها فقط به ساعتهای حضوری کارکنان اهمیت میدادند، مانند مهر زدن زمان ورود و خروج. اما امروز، جهان به سمتی رفته که دیگر این مدل سنتی به عنوان معیار موفقیت در نظر گرفته نمیشود.
تمرکز حالا بر این است که کارمندان چگونه با استفاده از ابزارهای جدید و فضای کاری منعطف، بهرهوری بیشتری داشته باشند. کار از خانه مانند آن است که شما در یک تخته شطرنج بدون حواسپرتی بازی میکنید، جایی که تمرکز کاملاً بر بازی است و هیچ صدای مزاحمی وجود ندارد. فناوری، به عنوان شاهکلید این مدل کاری، مانند قوانین جدید بازی است که امکان ارتباطات سریع و موثر را فراهم میکند.
دیگر نیازی نیست که بازیکنان همگی در یک مکان باشند تا بتوانند با هم همکاری کنند.اما تصور کنید که در دفاتر سنتی، کارکنان در حال تلاش برای تمرکز هستند، ولی هر لحظه صدای زنگ تلفن، همکاران در حال صحبت یا حتی محیط شلوغ اطراف، مانند مهرههایی مزاحم از هر طرف حمله میکنند. در این حالت، نمیتوان انتظار داشت که بازیکن بهترین حرکت را انجام دهد.
مدیران امروز مانند استادان بزرگ شطرنج باید قوانین بازی را تغییر دهند؛ فضایی ایجاد کنند که کارمندان بتوانند بدون مزاحمت تمرکز کنند، چه در خانه، چه در دفتر. این تغییر نهتنها بازدهی را افزایش میدهد، بلکه روحیهی تیم را تقویت میکند و در نهایت کل سازمان به سمت پیروزی حرکت خواهد کرد.
مطالعه بیشتر: در مصاحبه استخدامی چیست؟
جمع بندی
در این مطلب از سایت سخن آخر به بررسی 5 روش به افزایش بازدهی در محیط کار پرداختیم. افزایش بازدهی در محل کار، استفاده از روشهای مؤثر و عملی میتواند به شما کمک کند تا تمرکز بیشتری داشته باشید و کارهای خود را با کیفیت بهتری انجام دهید.